E-Rechnung empfangen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Handwerker

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – vom Solo-Selbstständigen bis zum Mittelständler, ganz gleich ob Sie selbst schon E-Rechnungen schreiben oder nicht. Für viele Handwerksbetriebe beginnt das Thema mit einem unangenehmen Moment: Der Baustoffhändler schickt seine Rechnung, im Anhang liegt eine .xml-Datei – und ein Doppelklick zeigt nur kryptischen Code. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eingehende E-Rechnungen empfangen, lesbar machen, prüfen und rechtssicher ablegen. Ganz ohne teure Software.

Kurz vorab: Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine strukturierte Datendatei (XML) nach der EU-Norm EN 16931. Genau deshalb lässt sie sich nicht einfach „aufmachen" wie ein Briefanhang.

Empfangspflicht seit 2025: Was das konkret bedeutet

Die Empfangspflicht ist die erste Stufe der E-Rechnungspflicht – und sie gilt bereits jetzt für alle. Während die Pflicht zum Versand erst gestaffelt kommt (ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Umsatz, ab 2028 für alle), gibt es beim Empfang keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze.

Aspekt	Regelung
Wer?	Alle Unternehmen im B2B – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Seit wann?	1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist
Was muss ich können?	E-Rechnungen annehmen und lesbar verarbeiten
Reicht ein E-Mail-Postfach?	Ja – ein normales Postfach genügt als Empfangskanal

Praktisch heißt das: Sie müssen niemandem mehr widersprechen, der Ihnen eine E-Rechnung schickt. Ein Lieferant darf seine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD senden, und Sie sind verpflichtet, sie entgegenzunehmen und korrekt zu verbuchen.

Schritt 1: Einen festen Posteingang einrichten

Bevor die erste E-Rechnung im allgemeinen Mail-Chaos untergeht, richten Sie einen klaren Eingangskanal ein. Am einfachsten: eine dedizierte Adresse wie rechnung@ihrbetrieb.de, die Sie Ihren Lieferanten als Rechnungsadresse nennen.

Vorteil: Alle E-Rechnungen laufen an einem Ort zusammen – nichts verschwindet zwischen Angebotsanfragen und Werbung.
Wichtig: Prüfen Sie, ob Ihr Mailserver .xml-Anhänge durchlässt. Manche Provider blockieren sie als vermeintliches Sicherheitsrisiko. Im Zweifel den Anhang in den Spam-/Quarantäne-Ordner-Einstellungen freigeben.
Damit ist die gesetzliche Empfangspflicht bereits erfüllt – ein eigenes Portal brauchen Sie dafür nicht.

Schritt 2: Das Format erkennen – XRechnung oder ZUGFeRD?

E-Rechnungen kommen in zwei Varianten, und Sie erkennen sie schon am Dateianhang:

Format	Datei	Woran erkennbar
XRechnung	`.xml`	Reine Datendatei, im Reader nur Code – häufig bei öffentlichen Auftraggebern
ZUGFeRD / Factur-X	`.pdf`	Sieht aus wie eine normale PDF, hat aber unsichtbar XML eingebettet
„Normale" PDF	`.pdf`	Keine E-Rechnung – ab 2027/2028 im B2B nicht mehr zulässig

Die Tücke bei ZUGFeRD: Die PDF öffnet jeder Reader, aber die rechtlich maßgeblichen Daten stecken im eingebetteten XML – und das sehen Sie ohne passendes Werkzeug nicht. Mehr zu den Formaten im Lexikon: XRechnung und ZUGFeRD.

Schritt 3: E-Rechnung öffnen und lesbar machen

Hier scheitern die meisten – dabei ist es der einfachste Schritt. Eine XML-Datei in Excel oder im PDF-Reader zu öffnen bringt nichts (und aus Excel niemals neu abspeichern, das verändert das Original). Was Sie brauchen, ist ein Viewer, der die strukturierten Daten in eine lesbare Rechnung übersetzt.

📄 Kostenlos: E-Rechnung Viewer

Legen Sie die XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD-PDF einfach in unseren E-Rechnung Viewer – er zeigt alle Positionen, Beträge und die Bankverbindung lesbar an, prüft die Pflichtfelder und speichert auf Wunsch eine PDF. Alles läuft 100 % im Browser, Ihre Rechnung wird nicht hochgeladen.

E-Rechnung jetzt öffnen →

Bei einer ZUGFeRD-Datei extrahiert der Viewer das eingebettete XML automatisch aus der PDF – Sie sehen also nicht nur die optische PDF-Ansicht, sondern die echten strukturierten Daten, auf die es bei der Verbuchung ankommt.

Schritt 4: Die Rechnung sachlich und rechnerisch prüfen

Bevor Sie eine Eingangsrechnung bezahlen und verbuchen, prüfen Sie sie – bei E-Rechnungen gilt das genauso wie bei Papier. Achten Sie auf:

Pflichtangaben nach § 14 UStG: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Steuersatz und -betrag.
Rechnerische Richtigkeit: Stimmen Einzelpreise, Summe und ausgewiesene Umsatzsteuer? Ergibt Netto + USt den Bruttobetrag?
Sachliche Richtigkeit: Wurde die Leistung so erbracht? Stimmen Menge und Preis mit Ihrer Bestellung überein?

Der E-Rechnung Viewer übernimmt die formale Schnellprüfung für Sie: Er markiert fehlende Pflichtfelder und rechnet die Summen nach. Wie Sie Eingangsrechnungen systematisch kontrollieren, zeigt unser Leitfaden Handwerkerrechnung prüfen.

Schritt 5: GoBD-konform archivieren

E-Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (GoBD) – und zwar im Originalformat. Das ist der Punkt, an dem ein einfacher Cloud-Ordner nicht ausreicht:

Aufbewahrungspflichtig ist die XML-Originaldatei, nicht die hübsche PDF-Lesekopie. Die PDF dürfen Sie zusätzlich ablegen, sie ersetzt das Original aber nicht.
Die Ablage muss unveränderbar und nachvollziehbar sein. Ein Verschieben oder Überschreiben in Dropbox erfüllt das nicht.
Warum eine reine Cloud-Ablage bei der Betriebsprüfung zum Problem wird, lesen Sie im Detail unter E-Rechnungspflicht 2025: Cloud-Ablage reicht nicht.

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Meister-Tipp

Mein Rat aus der Praxis: Trennt sauber zwischen „lesen" und „aufbewahren". Zum schnellen Anschauen einer eingegangenen Rechnung reicht der kostenlose Viewer völlig. Aber für die revisionssichere 10-Jahres-Ablage braucht ihr ein System, das die XML-Originale unveränderbar speichert. Wer beides vermischt und nur PDFs in der Cloud sammelt, steht bei der Prüfung mit leeren Händen da.

Die häufigsten Fehler beim Empfang – und wie Sie sie vermeiden

Fehler	Folge	Richtig
XML in Excel öffnen und neu speichern	Original verändert, GoBD-Verstoß	Nur mit Viewer ansehen, Original unangetastet lassen
Nur die PDF-Ansicht einer ZUGFeRD-Datei ablegen	XML-Original fehlt im Archiv	Komplette Datei inkl. eingebettetem XML speichern
E-Rechnung ausdrucken und abheften	Erfüllt GoBD nicht	Digital im Originalformat archivieren
XML-Anhänge vom Mailserver blockiert	Rechnung kommt nie an	Filter prüfen, `.xml` zulassen

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 ausnahmslos für alle Unternehmer im B2B – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Nur die Versandpflicht greift bei Ihnen später bzw. ist für reine B2C-Betriebe nicht relevant.

Brauche ich eine kostenpflichtige Software, nur um E-Rechnungen zu lesen?

Nein. Zum reinen Öffnen und Prüfen genügt ein kostenloser Viewer wie der E-Rechnung Viewer. Eine kostenpflichtige Lösung lohnt sich erst, wenn Sie regelmäßig E-Rechnungen erstellen und revisionssicher archivieren wollen.

Was mache ich, wenn der Lieferant mir eine normale PDF schickt?

Bis Ende 2026 ist das in der Übergangsfrist noch zulässig. Ab 2027/2028 muss er im B2B eine echte E-Rechnung senden. Eine reine PDF ohne eingebettetes XML ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr – im Zweifel beim Aussteller eine E-Rechnung nachfordern.

Kann ich eine empfangene XRechnung in eine PDF umwandeln?

Ja. Der Viewer erzeugt aus der XML-Datei eine lesbare PDF zum Abheften und Weiterleiten. Wichtig: Diese PDF ist eine Arbeitskopie – aufbewahrungspflichtig bleibt die XML-Originaldatei.

Reicht ein normales E-Mail-Postfach als Empfangskanal?

Ja. Ein gängiges E-Mail-Postfach genügt, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Ein spezielles Portal oder eine Schnittstelle ist nur bei bestimmten öffentlichen Auftraggebern nötig.