XRechnung
XRechnung – Das XML-basierte Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
Was ist XRechnung?
XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen. Das Format basiert auf XML und kann maschinell verarbeitet werden. Es ist Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
XRechnung öffnen und lesen
Eine XRechnung ist für Menschen zunächst nicht lesbar — beim Doppelklick erscheint nur XML-Code. Mit dem kostenlosen E-Rechnung Viewer öffnen Sie die Datei direkt im Browser: alle Positionen, Summen und Bankdaten lesbar wie auf einer normalen Rechnung, inklusive Pflichtfeld-Prüfung und PDF-Export. Ohne Upload — die Datei bleibt auf Ihrem Gerät.
Wer muss XRechnung nutzen?
Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
| Ebene | Pflicht seit |
|---|---|
| Bund | November 2020 |
| Länder | Variiert (2020-2023) |
| Kommunen | Variiert |
Für Handwerker bedeutet das:
- Aufträge von Behörden, Schulen, Krankenhäusern
- Papierrechnungen werden oft nicht mehr akzeptiert
- PDF allein reicht nicht!
XRechnung vs. ZUGFeRD
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbar für Menschen | Nein | Ja (PDF-Ansicht) |
| Pflicht für Bund | Ja | Ja (ab Profil XRechnung) |
| Für Privatwirtschaft | Möglich | Empfohlen |
Wichtig: ZUGFeRD 2.1/2.2 im Profil "XRechnung" entspricht dem XRechnung-Standard!
Aufbau einer XRechnung
Eine XRechnung enthält:
- Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern)
- Rechnungsnummer und -datum
- Verkäufer- und Käuferdaten
- Rechnungspositionen
- Steuerangaben
- Zahlungsinformationen
- Bankverbindung
Leitweg-ID – Was ist das?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse zur elektronischen Zustellung:
- Format: z.B.
991-12345-67 - Vom Auftraggeber bereitgestellt
- Muss auf der Rechnung angegeben werden
XRechnung erstellen
Option 1: Handwerkersoftware
Die meisten modernen Branchenlösungen unterstützen XRechnung:
- Export als XRechnung-XML
- Direkter Versand über Portale
Option 2: Online-Portale
- Rechnungseingangsportale der Behörden
- ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes)
- Länderspezifische Portale
Option 3: Kostenlose Tools
- E-Rechnung Viewer (öffnen, prüfen, als PDF speichern)
- KoSIT Validator (vollständige Schematron-Prüfung)
- Diverse kostenlose Konverter
Versand der XRechnung
An den Bund
- Portal: ZRE (Zentraler Rechnungseingang)
- URL: www.[e-rechnung](/lexikon/e-rechnung)-bund.de
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD XRechnung
An Länder/Kommunen
- Länderspezifische Portale
- Oft andere Plattformen als der Bund
Häufige Fehler vermeiden
- Leitweg-ID fehlt – Rechnung wird abgelehnt
- Falsches Format – Reine PDF wird nicht akzeptiert
- Fehlende Pflichtfelder – Validation schlägt fehl
- Falscher Versandweg – Portal des falschen Auftraggebers
Tipps für Handwerker
- Bei öffentlichen Aufträgen: Nach Leitweg-ID fragen
- Software-Update auf XRechnung-Fähigkeit prüfen
- Test-Rechnung vor dem Ernstfall
- Validator nutzen vor dem Versand
- Bestätigung des Rechnungseingangs aufbewahren