XRechnung erstellen: Anleitung für Handwerker (2026/2027)
XRechnung erstellen und versenden: Welche Wege es gibt, warum Word & Excel nicht funktionieren, welche Pflichtfelder gelten und wie Sie als Handwerksbetrieb rechtssicher E-Rechnungen schreiben.
Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit 2025 Pflicht – das Erstellen kommt als nächste Stufe: Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen, ab 1. Januar 2028 dann alle Unternehmen. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, kennt die XRechnung ohnehin schon länger. Dieser Leitfaden zeigt, welche Wege es gibt, eine XRechnung zu erstellen, warum Word und Excel dafür ausscheiden und worauf Sie bei den Pflichtfeldern achten müssen.
Wichtig vorab: Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931. Sie lässt sich nicht „designen" wie ein PDF – die Daten müssen in einem exakt definierten Format vorliegen, damit die Software des Empfängers sie automatisch einlesen kann.
Wer muss ab wann E-Rechnungen erstellen?
| Stichtag | Wer muss E-Rechnungen versenden |
|---|---|
| schon heute | Lieferanten öffentlicher Auftraggeber (XRechnung mit Leitweg-ID) |
| ab 01.01.2027 | Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 € (B2B) |
| ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen im B2B, ohne Umsatzgrenze |
Für reine Privatkundengeschäfte (B2C) – etwa beim Maler, Fliesenleger oder Gärtner mit überwiegend privaten Auftraggebern – besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Hier genügt weiterhin eine klassische Rechnung. Den passenden Überblick samt Fristen liefert unser Ratgeber E-Rechnung im Handwerk 2026.
Warum Word und Excel nicht funktionieren
Der häufigste Irrtum: „Ich schreibe meine Rechnung in Word und speichere sie als PDF – das ist doch digital." Das ist keine E-Rechnung. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung digital übermittelt wird, sondern dass sie maschinenlesbare, strukturierte Daten im XML-Format enthält.
- Eine PDF aus Word ist ein Bild einer Rechnung – die Software des Empfängers kann daraus keine Daten auslesen.
- Eine XRechnung ist reines XML mit fest definierten Feldern (Rechnungsnummer, Steuerbetrag, IBAN …), die jede Buchhaltung automatisch verarbeitet.
- Sie können XML zwar theoretisch von Hand schreiben – in der Praxis ist das fehleranfällig und scheitert spätestens an der Validierung nach EN 16931.
Kurz: Zum Erstellen einer XRechnung brauchen Sie ein Werkzeug, das die Daten ins korrekte Format gießt und validiert.
Die drei Wege, eine XRechnung zu erstellen
Weg 1: Behördenportale (kostenlos, aber mühsam)
Bund und Länder bieten Eingabemasken wie den ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) oder die Plattform ZRE/OZG-konforme Portale an. Sie tippen die Rechnung Feld für Feld ein, das Portal erzeugt die XRechnung.
- Geeignet für: sehr wenige Rechnungen pro Jahr, überwiegend an Behörden.
- Nachteil: keine Kundenverwaltung, keine Wiederholung, jede Rechnung von Hand – bei mehr als einer Handvoll Rechnungen schnell zu aufwendig.
Weg 2: Kostenlose Konverter & Tools
Es gibt kostenlose Werkzeuge, die aus Eingaben eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugen. Praktisch zum Testen und Prüfen – eine empfangene Datei kontrollieren Sie etwa mit unserem E-Rechnung Viewer. Für die laufende, rechtssichere Rechnungsstellung mit fortlaufender Nummerierung und Archivierung stoßen reine Konverter aber schnell an Grenzen.
Weg 3: Rechnungssoftware (empfohlen)
Eine Software für Handwerker erstellt XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck aus Ihren Auftragsdaten – inklusive fortlaufender Rechnungsnummern, Kundenverwaltung, Pflichtfeld-Prüfung und GoBD-konformer Archivierung.
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Eine XRechnung muss alle Angaben nach § 14 UStG enthalten – plus einige strukturelle Pflichtfelder der Norm EN 16931:
| Pflichtfeld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer | RE-2026-0042 |
| Rechnungs- und Leistungsdatum | 12.06.2026 / 01.–10.06.2026 |
| Name & Anschrift beider Parteien | Mustermann GmbH, … |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | DE123456789 |
| Leistungsbeschreibung | „Austausch 5 Fenster inkl. Montage" |
| Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto | 8.500 € / 19 % / 1.615 € / 10.115 € |
| Bankverbindung (IBAN/BIC) | DE89 … |
| Leitweg-ID (nur an öffentliche Auftraggeber) | 04011000-12345-06 |
Die Leitweg-ID ist die eindeutige elektronische Adresse des Behörden-Empfängers. Sie wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt und ist bei XRechnungen an die öffentliche Hand zwingend. Im normalen B2B-Geschäft brauchen Sie sie nicht.
XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format zum Versenden?
Beide erfüllen die EN 16931 und gelten als E-Rechnung. Der Unterschied liegt in der Lesbarkeit:
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nein (Viewer nötig) | ja (PDF-Ansicht) |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber | B2B allgemein |
Faustregel: An Behörden, die es ausdrücklich verlangen, senden Sie XRechnung. Im sonstigen B2B fahren Sie mit ZUGFeRD meist besser, weil Ihr Kunde die Rechnung weiterhin als PDF ansehen kann, während die Daten trotzdem maschinell auslesbar sind. Die Hintergründe vertiefen die Lexikon-Einträge XRechnung und ZUGFeRD.
Meister-Tipp
Häufige Fragen zum Erstellen von XRechnungen
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Über Behördenportale wie den ZRE ja – allerdings müssen Sie jede Rechnung von Hand eingeben. Für regelmäßige Rechnungsstellung mit Kundenverwaltung und Archivierung ist eine Rechnungssoftware effizienter und rechtssicherer.
Reicht es, meine PDF-Rechnung einfach umzubenennen?
Nein. Eine in .xml umbenannte PDF ist und bleibt eine PDF – ihr fehlen die strukturierten Daten. Eine gültige XRechnung muss aus echten XML-Feldern nach EN 16931 bestehen.
Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie immer?
Die Leitweg-ID ist die elektronische Zustelladresse öffentlicher Auftraggeber. Sie ist nur bei Rechnungen an Behörden Pflicht – im normalen B2B-Geschäft zwischen Unternehmen benötigen Sie sie nicht.
Muss ich ab 2027 alle Rechnungen elektronisch ausstellen?
Nur im B2B. Rechnungen an Privatkunden (B2C) dürfen Sie weiterhin klassisch als PDF oder auf Papier schreiben. Betroffen ist ausschließlich der Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
Wie prüfe ich, ob meine erstellte XRechnung korrekt ist?
Öffnen Sie die erzeugte Datei vor dem Versand in einem E-Rechnung Viewer und kontrollieren Sie die Pflichtfelder. Für die vollständige normkonforme Prüfung gibt es zusätzlich den KoSIT-Validator.
Verwandte Rechner & Tools
- E-Rechnung Viewer – erstellte XRechnung vor dem Versand prüfen
- Rechnung schreiben – kostenlose Vorlage für Privatkunden-Rechnungen
- MwSt-Rechner – Steuerbeträge für die Rechnung berechnen
Verwandte Ratgeber
- E-Rechnung im Handwerk 2026: Fristen, Formate & Umsetzung
- E-Rechnung empfangen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
- E-Rechnungspflicht 2025: Cloud-Ablage reicht nicht
Verwandte Begriffe im Lexikon
Fenster- & Bauelemente-Experte, Unternehmer
Veröffentlicht: 12. Juni 2026
John Neufeldt ist Unternehmer im Handwerk und Inhaber von Meylen.de (Fenstersysteme) sowie Garten-Eifel.de (GaLaBau). Sein Werdegang führt von der Fenstermontage über Schüco-zertifizierte Fertigung bis zur Geschäftsführung eines Fensterproduktionswerks. Auf Clean Invoice teilt er sein Praxiswissen zu Fenstern, Haustüren, Garagentoren und Betriebsführung im Handwerk.