E-Rechnung im GaLaBau: Kommunalaufträge, Pflegeverträge & § 35a ab 2027 | Garten- & Landschaftsbau

GaLaBau: ein Betrieb, drei Rechnungswelten

Kaum ein Gewerk hat eine so gemischte Kundschaft wie der Garten- und Landschaftsbau: morgens kommunale Grünpflege, mittags die Außenanlage fürs Gewerbeobjekt, abends der Privatgarten. Für die E-Rechnungspflicht heißt das: Drei Kundengruppen, drei verschiedene Regeln — wer sie sauber trennt, hat die Umstellung fast geschafft.

Kundengruppe	Rechnungsregel	Ab wann
Kommune / öffentliche Hand (Grünflächen, Spielplätze, Friedhöfe)	XRechnung mit Leitweg-ID	vielerorts heute schon
Gewerbe & Hausverwaltungen (Außenanlagen, Pflegeverträge)	E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung)	2027 (> 800.000 €) bzw. 2028
Privatkunden (Garten, Terrasse, Zaun)	Keine E-Rechnungspflicht — aber § 35a beachten	dauerhaft frei

Kommunale Aufträge: XRechnung ist im GaLaBau angekommen

Grünflächenpflege, Baumkontrolle, Winterdienst, Spielplatzwartung — die öffentliche Hand ist im GaLaBau ein Schlüsselkunde. Und sie verlangt zunehmend XRechnungen mit Leitweg-ID, eingereicht über die Rechnungsportale von Bund und Ländern. Drei Stolpersteine aus der Praxis:

Leitweg-ID fehlt oder falsch: Das Portal lehnt automatisch ab. Die ID steht in der Vergabeunterlage — ins Feld „Käuferreferenz" eintragen.
Sammelrechnungen über mehrere Liegenschaften: Pro Auftrag/Kostenstelle abrechnen, wie im Vertrag vereinbart — strukturierte Rechnungen zwingen zu sauberer Trennung.
Nachweise (Pflegeprotokolle, Aufmaße): Als Anhang in die E-Rechnung einbetten, nicht lose hinterherschicken.

Wie eine XRechnung entsteht und versendet wird, zeigt Schritt für Schritt der Ratgeber XRechnung erstellen. Vor dem Einreichen lohnt der Blick in den kostenlosen E-Rechnung Viewer: Er prüft Pflichtfelder inklusive Käuferreferenz, bevor das Portal meckert.

Pflegeverträge: einmal aufsetzen, dauerhaft sparen

Monatliche oder saisonale Pflegeverträge mit Hausverwaltungen und Gewerbekunden sind Dauerschuldverhältnisse. Dafür gilt die Erleichterung: Eine initiale E-Rechnung mit Vertragsbezug genügt — neue E-Rechnungen werden erst bei Änderungen fällig (Preisanpassung zur Saison, erweiterte Flächen). Wer viele Pflegeverträge hat, sollte sie 2026 einmal systematisch durchgehen und als Dauerrechnungen kennzeichnen, statt ab 2027 jeden Monat Einzelrechnungen zu produzieren.

Privatkunden: keine E-Rechnung — aber § 35a nicht vergessen

Der Privatgarten bleibt von der E-Rechnungspflicht dauerhaft ausgenommen. Trotzdem entscheidet die Rechnung über bares Geld Ihrer Kunden: Nach § 35a EStG können Privatkunden 20 % der Arbeitskosten absetzen — als haushaltsnahe Dienstleistung (Rasenpflege, Heckenschnitt) oder Handwerkerleistung (Terrasse, Pflasterung, Zaun).

Weisen Sie Lohn-/Arbeitskosten getrennt von Material aus — ohne Trennung kein Steuerbonus.
Hinweis auf der Rechnung erhöht die Kundenzufriedenheit („Arbeitskostenanteil i. S. d. § 35a EStG: 2.450 €").
Wie viel der Kunde sparen kann, rechnet unser Rechner für haushaltsnahe Leistungen vor — auch als Argument im Angebot.

Saisonale Abschläge bei Großprojekten

Bei größeren Außenanlagen wird nach Bauabschnitten abgerechnet: Erdbau, Pflasterung, Bepflanzung. Im B2B nutzen Sie dafür die Bau-Rechnungstypen der E-Rechnung — Abschlagsrechnung (Typ 875) je Abschnitt, Schlussrechnung (Typ 877) mit Verrechnung aller Abschläge im Feld „Vorauszahlungen". Die Details samt § 632a BGB erklärt der Beitrag E-Rechnung am Bau.

Zeitplan für GaLaBau-Betriebe

Stichtag	Was gilt
seit 01.01.2025	Empfangspflicht — Baustoff- und Pflanzenlieferanten stellen um; Einstieg: E-Rechnung empfangen
ab 01.01.2027	Versandpflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
ab 01.01.2028	Versandpflicht für alle B2B-Rechnungen (Kommune, Gewerbe, Hausverwaltung)
dauerhaft	Privatkunden frei — mit § 35a-Lohnanteil als Service

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Meister-Tipp

Sortiert eure Kundschaft, bevor ihr Software anfasst! Im GaLaBau scheitert die E-Rechnung selten an der Technik, sondern am Durcheinander: Die Kommune braucht XRechnung mit Leitweg-ID, die Hausverwaltung will ZUGFeRD, der Privatkunde will seinen § 35a-Lohnanteil sehen. Drei Kundenlisten, drei Rechnungsvorlagen — dann läuft das. Und kennzeichnet die Pflegeverträge als Dauerrechnungen, das spart euch ab 2027 jeden Monat Büroarbeit.

Häufige Fragen

Gilt die E-Rechnungspflicht für meine Privatgarten-Aufträge?

Nein, B2C bleibt dauerhaft ausgenommen. Achten Sie bei Privatkunden stattdessen auf den getrennten Ausweis der Arbeitskosten — so sichern Sie Ihren Kunden den § 35a-Steuerbonus.

Die Gemeinde will eine XRechnung — was brauche ich?

Die Leitweg-ID des Auftraggebers (aus der Vergabeunterlage), eine Software oder ein Portal, das XRechnungen erzeugt, und die Einreichung über das zuständige Rechnungsportal. Anleitung: XRechnung erstellen.

Muss ich für den monatlichen Pflegevertrag jedes Mal eine E-Rechnung stellen?

Nein — bei unveränderten Dauerschuldverhältnissen genügt die einmalige initiale E-Rechnung mit Vertragsbezug. Erst bei Änderungen (Preis, Flächen, Leistung) wird eine neue fällig.

Wie prüfe ich eingehende Lieferantenrechnungen (Baumschule, Baustoffhandel)?

Datei in den E-Rechnung Viewer ziehen — er zeigt XRechnung und ZUGFeRD lesbar an, rechnet Summen nach und markiert fehlende Pflichtfelder, komplett im Browser ohne Upload.

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