E-Rechnung im SHK-Betrieb: Wartungsverträge, Großhandel & Notdienst ab 2027

Wo die E-Rechnung den SHK-Alltag wirklich trifft

Die E-Rechnungspflicht (Empfang seit 2025, Versand ab 2027/2028) liest sich abstrakt — im SHK-Betrieb landet sie aber an drei sehr konkreten Stellen: bei den Wartungsverträgen, im Wareneingang vom Großhandel und in der Frage, was im Notdienst gilt. Der Reihe nach.

Wartungsverträge: die Dauerrechnungs-Regel kennen

Heizungswartung, Trinkwasser-Checks, Anlagenpflege für Hausverwaltungen — SHK-Betriebe leben von wiederkehrenden Leistungen. Für solche Dauerschuldverhältnisse gilt eine praktische Erleichterung:

• Es genügt, einmalig eine initiale E-Rechnung zu stellen, in der der Vertrag als Dauerrechnung gekennzeichnet ist.
• Solange sich Betrag, Leistung und Vertragspartner nicht ändern, muss nicht jeden Monat/jedes Quartal eine neue E-Rechnung erzeugt werden.
• Erst bei einer Änderung (Preisanpassung, Leistungsumfang) wird eine neue E-Rechnung fällig.

Gerade Hausverwaltungen und Wohnungswirtschaft stellen ihre Buchhaltung früh um und verlangen von Dienstleistern schon heute strukturierte Rechnungen — wer hier liefern kann, hat einen Vorteil bei der Auftragsvergabe.

Wareneingang: Der Großhandel schickt längst ZUGFeRD

Die großen SHK-Großhändler versenden ihre Rechnungen seit Jahren elektronisch — als ZUGFeRD-PDF oder auf Wunsch als XRechnung. Das heißt: Die Empfangspflicht ist für SHK-Betriebe kein Zukunftsthema, sondern Tagesgeschäft. Drei Dinge sollten sitzen:

1. Posteingang organisieren: eine feste Adresse wie rechnung@ihrbetrieb.de für alle Lieferantenrechnungen — die Schritt-für-Schritt-Einrichtung zeigt E-Rechnung empfangen.
2. Rechnungen lesbar machen: Eine ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale PDF, die rechtlich maßgeblichen XML-Daten stecken aber unsichtbar im Anhang. Der kostenlose E-Rechnung Viewer extrahiert sie, zeigt Positionen und Summen lesbar an und prüft die Pflichtfelder — praktisch, um Großhandelsrechnungen vor der Freigabe zu kontrollieren.
3. Original archivieren: Die XML-Daten sind das aufbewahrungspflichtige Original (GoBD, 10 Jahre) — nicht der Ausdruck und nicht nur die PDF-Ansicht.

Notdienst & Kleinbeträge: die 250-€-Grenze

Der nächtliche Rohrbruch, die schnelle Thermenentstörung: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — die dürfen auch nach 2028 als einfache Rechnung gestellt werden. Aber Vorsicht mit zwei Denkfehlern:

• Die Grenze gilt pro Rechnung, nicht pro Auftrag. Ein Notdiensteinsatz mit 480 € Material und Lohn lässt sich nicht in zwei 240-€-Rechnungen aufteilen — das wäre eine unzulässige Aufspaltung.
• Auch Kleinbetragsrechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden, wenn sie elektronisch eingehen oder ausgehen.

Zeitplan für SHK-Betriebe

Den vollständigen Überblick über Formate und Software gibt der Ratgeber E-Rechnung im Handwerk 2026; wie Sie selbst rechtssicher E-Rechnungen erzeugen, steht in XRechnung erstellen.

Häufige Fragen

Muss ich für jeden Wartungsbesuch eine eigene E-Rechnung stellen?

Nein — bei unveränderten Dauerschuldverhältnissen genügt die initiale E-Rechnung mit Vertragsbezug. Eine neue E-Rechnung wird erst bei Änderungen (Preis, Umfang) nötig. Einzeln beauftragte Reparaturen sind dagegen normale Einzelrechnungen.

Mein Kunde ist eine Hausverwaltung — gilt die Pflicht da?

Ja. Hausverwaltungen handeln als Unternehmen, Rechnungen an sie sind B2B. Viele Verwaltungen fordern E-Rechnungen bereits vor der gesetzlichen Frist, weil ihre Buchhaltung automatisiert einliest.

Darf ich im Notdienst weiter den Papier-Block nutzen?

Bis 250 € brutto: ja, dauerhaft (Kleinbetragsregel). Darüber gilt ab 2027/2028 im B2B die E-Rechnungspflicht — bei Privatkunden bleibt auch der größere Notdiensteinsatz formfrei.

Wie prüfe ich schnell, ob die Großhandelsrechnung korrekt ist?

PDF in den E-Rechnung Viewer ziehen: Er zeigt die eingebetteten XML-Daten lesbar an, rechnet die Summen nach und markiert fehlende Pflichtfelder — bevor die Rechnung in die Buchhaltung geht.