E-Rechnung für Maler 2027: Die 250-Euro-Grenze, die Ihnen viel Arbeit spart

Gute Nachricht zuerst: Vieles bleibt für Maler formfrei

Kein Gewerk stellt so viele kleine Rechnungen wie das Maler- und Lackiererhandwerk: ein Treppenhaus streichen, eine Decke ausbessern, eine Tür lackieren. Für genau diese Aufträge gibt es eine Erleichterung, die in der Aufregung um die E-Rechnung gern übersehen wird – die Kleinbetragsgrenze.

Zwei Ausnahmen sorgen dafür, dass ein großer Teil des Maler-Tagesgeschäfts nicht unter die E-Rechnungspflicht fällt:

Das heißt: Die kleine Ausbesserung für den Gewerbekunden über 180 € dürfen Sie weiter als PDF oder Papier stellen – auch nach 2028. Erst der größere B2B-Auftrag löst die Pflicht aus.

Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro im Detail

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € brutto (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Solche Rechnungen sind nach § 33 UStDV von der obligatorischen E-Rechnung ausgenommen und dürfen als „sonstige Rechnung" – also Papier, PDF oder einfacher Beleg – ausgestellt werden. Das gilt ausdrücklich auch im B2B-Geschäft und bleibt über 2027/2028 hinaus bestehen.

Wichtig zu wissen:

• Die Grenze ist brutto, nicht netto – 250 € inklusive 19 % USt entsprechen rund 210 € netto.
• Der Vorsteuerabzug des Kunden bleibt aus einer PDF- oder Papier-Kleinbetragsrechnung voll erhalten.
• Eine Kleinbetragsrechnung darf reduzierte Pflichtangaben haben (z. B. ohne separate Empfängeranschrift) – das ändert sich nicht.

Aber: Sie dürfen einen Auftrag nicht künstlich in mehrere Rechnungen unter 250 € aufteilen, um die Pflicht zu umgehen. Eine zusammenhängende Leistung wird als eine Rechnung abgerechnet.

Wo die Pflicht für Maler wirklich zuschlägt

Der pflichtige Teil des Malergeschäfts ist klar umrissen – und für viele Betriebe der umsatzstärkste:

• Wohnungsbaugesellschaften: Renovierung bei Mieterwechsel, ganze Treppenhäuser, Fassadenanstriche im Bestand. Hohe Stückzahl, fast immer über 250 €, klares B2B – hier wird die E-Rechnung zur Pflicht und zum Standard.
• Hausverwaltungen: Schönheitsreparaturen und Instandhaltung im Auftrag der Eigentümer.
• Generalunternehmer / Bauträger: Maler als Nachunternehmer im Neubau (Innenanstrich, Spachtelarbeiten).
• Gewerbe & Büros: Bürorenovierung, Ladenbau, Objektbeschichtung.
• Öffentliche Hand: Schulen, Verwaltungsgebäude – hier zusätzlich mit Leitweg-ID.

Wer als Maler überwiegend für Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen arbeitet, sollte die Umstellung nicht auf 2028 verschieben – diese Auftraggeber fordern E-Rechnungen oft schon 2026 ein.

Ob Ihre erste XRechnung an die Wohnungsbaugesellschaft alle Pflichtfelder erfüllt, prüfen Sie vorab kostenlos im E-Rechnung Viewer – er zeigt die Datei lesbar an und markiert, was fehlt.

Material und Lohn getrennt – wichtiger denn je

Maler sollten Arbeits- und Materialkosten getrennt ausweisen – aus zwei Gründen:

1. Privatkunden (§ 35a EStG): Der Lohnanteil ist als Handwerkerleistung steuerlich absetzbar. Eine saubere Trennung ist Ihr Verkaufsargument gegenüber privaten Auftraggebern.
2. B2B-E-Rechnung: In der strukturierten Rechnung werden Positionen ohnehin einzeln erfasst. Wer Material (z. B. Dispersionsfarbe, Vlies, Grundierung) und Arbeitszeit als getrennte Positionen anlegt, hat die Datenqualität, die Verwaltungen und GU für die automatische Verbuchung erwarten.

Reverse Charge für Maler als Nachunternehmer

Streichen oder spachteln Sie als Nachunternehmer für einen Generalunternehmer, kann § 13b UStG greifen (Umkehr der Steuerschuldnerschaft): Sie stellen netto, der GU führt die Umsatzsteuer ab. In der E-Rechnung:

• Steuerkategorie „AE" (Reverse Charge), Steuerbetrag 0,00 €
• Pflichthinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG"

Reine Maler- und Anstricharbeiten an Privatkunden fallen nicht unter § 13b – die Regel betrifft Bauleistungen zwischen Bauunternehmern.

Zeitplan für Malerbetriebe

Die 250-€-Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen gilt durchgehend – auch nach 2028.

Häufige Fragen

Muss ich für Privatkunden eine E-Rechnung stellen?

Nein. Rechnungen an private Auftraggeber (Wohnung streichen, Haus renovieren) sind B2C und ausgenommen – PDF und Papier bleiben zulässig. Weisen Sie den Lohnanteil aus, damit der Kunde ihn nach § 35a EStG absetzen kann.

Bis zu welchem Betrag darf ich weiter PDF-Rechnungen schreiben?

Bis 250 € brutto pro Rechnung (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV) – auch an Geschäftskunden. Diese Ausnahme bleibt dauerhaft bestehen. Erst B2B-Rechnungen über 250 € lösen die E-Rechnungspflicht aus.

Darf ich einen großen Auftrag in mehrere Rechnungen unter 250 Euro aufteilen?

Nein. Eine zusammenhängende Leistung muss als eine Rechnung abgerechnet werden. Eine künstliche Aufteilung allein zur Umgehung der E-Rechnungspflicht ist nicht zulässig.

Ab wann fordern Wohnungsbaugesellschaften E-Rechnungen?

Viele bereits 2026 – also vor Ihrer gesetzlichen Versandpflicht. Großauftraggeber stellen ihre Eingangsprozesse früh um und akzeptieren teils keine PDFs mehr. Wer regelmäßig für sie arbeitet, sollte die Umstellung vorziehen.

Wie weise ich Material und Lohn in der E-Rechnung aus?

Als getrennte Positionen: Arbeitszeit/Vorarbeiten/Anstrich einerseits, Material (Farbe, Vlies, Grundierung) andererseits. Das erfüllt sowohl die § 35a-Anforderung der Privatkunden als auch die Datenqualität, die B2B-Auftraggeber für die automatische Verbuchung erwarten.