Fensterbau
E-Rechnung 2026: Was Fensterbauer jetzt vorbereiten müssen
E-Rechnung 2026 für Fensterbauer: Pflicht zur elektronischen Rechnung im Handwerk – so machen Betriebe Prozesse, Software und Datenqualität rechtzeitig fit.
8 Min Lesezeit•
Zurück zur Fensterbau-SeiteWas ändert sich ab 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2027/2028 wird auch das Versenden zur Pflicht. Für Fensterbauer bedeutet das: Jetzt vorbereiten, nicht erst 2027 handeln.
Zeitplan E-Rechnung
| Datum | Pflicht | Was bedeutet das? |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen | Muss möglich sein (technisch) |
| 01.01.2027 | Versand (Jahresumsatz >800.000 €) | Alle Rechnungen als E-Rechnung |
| 01.01.2028 | Versand (alle Unternehmen) | Auch Kleinbetriebe |
Was ist eine E-Rechnung?
| Merkmal | E-Rechnung | PDF-Rechnung |
|---|---|---|
| Format | Strukturierte XML-Daten | Bilddatei (nicht maschinenlesbar) |
| Gültige Formate | XRechnung, ZUGFeRD 2.x | ❌ Nicht mehr ausreichend! |
| Maschinenlesbar | ✅ Ja | ❌ Nein |
| Automatisch verarbeitbar | ✅ Ja | ❌ Nein |
| Archivierung | GoBD-konform (10 Jahre) | GoBD-konform (10 Jahre) |
XRechnung vs. ZUGFeRD
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinell | ✅ PDF auch menschenlesbar |
| Empfehlung für Handwerk | ⚠️ Eher für öffentliche Auftraggeber | ✅ Ideal für Handwerker |
| Software | Buchhaltungssoftware nötig | PDF-Viewer + Software |
Was Fensterbauer jetzt tun müssen
Phase 1: Sofort (2025)
| Aufgabe | Details | Aufwand |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können | E-Mail-Postfach oder Portal einrichten | 1-2 h |
| Software prüfen | Kann Ihre Buchhaltung XRechnung/ZUGFeRD lesen? | 1 h |
| Steuerberater einbinden | Absprache zu Prozessen und Archivierung | 1 Termin |
Tipp für den Start: Eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien können Sie sofort und ohne neue Software lesen — der kostenlose E-Rechnung Viewer zeigt sie direkt im Browser lesbar an, prüft die Pflichtfelder und erstellt bei Bedarf eine PDF-Lesekopie.
Phase 2: Vorbereitung (2025-2026)
| Aufgabe | Details | Aufwand |
|---|---|---|
| Stammdaten bereinigen | USt-ID, Bankdaten, Kundennummern prüfen | 2-4 h |
| Software auswählen/updaten | ZUGFeRD-Export möglich? | 2-8 h |
| Testrechnung senden | An Steuerberater oder Testkunden | 1 h |
| Rechnungsvorlage anpassen | Alle Pflichtfelder enthalten? | 1-2 h |
Phase 3: Umstellung (2027/2028)
| Aufgabe | Details |
|---|---|
| Alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung | XRechnung oder ZUGFeRD 2.x |
| Archivierung sicherstellen | GoBD-konform, 10 Jahre, revisionssicher |
| Papierloses Büro | Rechnungseingang digitalisieren |
Pflichtfelder einer E-Rechnung
| Pflichtfeld | Beispiel Fensterbauer |
|---|---|
| Rechnungsnummer | 2026-0042 |
| Rechnungsdatum | 15.03.2026 |
| Leistungsdatum | 01.03.-12.03.2026 |
| Steuernummer / USt-ID | DE123456789 |
| Leistungsbeschreibung | 5× Kunststoff-Fenster, Demontage + Montage |
| Netto-/Bruttobetrag | 8.500 € netto / 10.115 € brutto |
| Steuersatz + Steuerbetrag | 19 % / 1.615 € |
| Bankverbindung | IBAN, BIC |
| Auftrags-/Bestellnummer | Wenn vorhanden |
Software für Fensterbauer
| Software | ZUGFeRD | XRechnung | Kosten/Monat | Eignung |
|---|---|---|---|---|
| Lexoffice | ✅ | ✅ | ab 8 € | Kleine Betriebe |
| SevDesk | ✅ | ✅ | ab 9 € | Kleine Betriebe |
| DATEV (Unternehmen online) | ✅ | ✅ | Über Steuerberater | Mittel-große Betriebe |
| openHandwerk | ✅ | ✅ | ab 25 € | Handwerk-Speziallösung |
| Sage | ✅ | ✅ | ab 20 € | Mittlere Betriebe |
Häufige Fehler vermeiden
| Fehler | Folge | Richtig |
|---|---|---|
| PDF-Rechnung = E-Rechnung? | ❌ Nein! PDF ist keine E-Rechnung | ZUGFeRD oder XRechnung verwenden |
| USt-ID fehlt | Rechnung ungültig | Immer USt-ID angeben |
| Leistungsdatum fehlt | Vorsteuerabzug gefährdet | Immer Leistungszeitraum angeben |
| Keine Archivierung | Verstoß gegen GoBD | 10 Jahre revisionssicher speichern |
👷♂️
Meister-Tipp
E-Rechnung klingt kompliziert, ist es aber nicht! Die meisten Buchhaltungsprogramme (Lexoffice, SevDesk, DATEV) können ZUGFeRD schon heute. Das Ganze dauert: Stammdaten einmal pflegen, Rechnungsvorlage anpassen, fertig. Das kostet einen Nachmittag, nicht Wochen. Mein Tipp: Fangt jetzt an, nicht erst wenn die Pflicht kommt. Die ersten 10 E-Rechnungen sind holprig, danach läuft es automatisch. Und euer Steuerberater wird euch lieben, weil die Belege automatisch ins System gehen.
Checkliste: E-Rechnung vorbereiten
- ✅ E-Rechnungsempfang ab 2025 sicherstellen (E-Mail-Postfach)
- ✅ Buchhaltungssoftware auf ZUGFeRD/XRechnung prüfen
- ✅ Stammdaten bereinigen (USt-ID, IBAN, Kundennummern)
- ✅ Rechnungsvorlage mit allen Pflichtfeldern anpassen
- ✅ Testrechnung an Steuerberater senden
- ✅ Archivierung GoBD-konform einrichten (10 Jahre)
- ✅ Ab 2027/2028: Alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden
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