Spesenabrechnung Vorlage 2026 – PDF zum Ausdrucken
Professionelle Spesenabrechnung als PDF – sofort und ohne Anmeldung. Zwei Varianten: Vollständig (mit Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung & Auslagen) oder Einfach (eine Tabelle für alle Ausgaben). Mit aktuellen Pauschalen 2026.
Vollständig
EmpfohlenPDF · A4 · 1 Seite
- Fahrtkosten (km × 0,30€)
- Verpflegungspauschalen 2026
- Übernachtung + Sonstige Auslagen
- Gesamtabrechnung mit Vorschuss
Einfach
PDF · A4 · 1 Seite
- Eine Tabelle für alle Ausgaben
- 10 Zeilen + Kategorie-Kürzel
- Vorschuss-Abzug
- Beleg-Checkbox + Unterschriften
| Merkmal | Vollständig | Einfach |
|---|---|---|
| Mitarbeiter & Einsatz | ✅ Name, Personal-Nr., Kostenstelle | ✅ Name, Baustelle |
| Fahrtkosten (eigene Tabelle) | ✅ km, ÖPNV, Taxi, Parken | – (in einer Tabelle) |
| Verpflegung (eigene Tabelle) | ✅ Abreise/Ankunft, Pauschale | – (in einer Tabelle) |
| Übernachtung (eigene Tabelle) | ✅ Hotel, Beleg-Nr. | – (in einer Tabelle) |
| Pauschalen-Referenz | ✅ 14€ / 28€ direkt im PDF | – |
| Sonstige Auslagen | ✅ eigene Tabelle | ✅ in einer Tabelle |
| Gesamtabrechnung | ✅ 6 Zeilen + Vorschuss | ✅ Summe + Vorschuss |
| Ideal für | Betriebe mit Buchhaltung | Kleine Teams, einzelne Fahrten |
Was enthält die Spesenabrechnung-Vorlage?
Unsere Spesenabrechnung deckt alle typischen Kostenkategorien ab, die bei Baustelleneinsätzen im Handwerk anfallen:
Fahrtkosten
PKW (km × 0,30€), ÖPNV, Taxi, Parkgebühren
Verpflegung
Pauschalen 2026: 14€ (>8h) / 28€ (24h), Kürzungsregeln
Übernachtung
Hotel/Pension mit Beleg-Nummer
Sonstige Auslagen
Material, Werkzeug, Kommunikation
Gesamtabrechnung
Alle Kategorien + Vorschuss-Abzug
Belegnachweis
Checkboxen für Belege + Eigenbeleg
Verpflegungspauschalen 2026 – aktuelle Sätze
Bei dienstlichen Reisen können Arbeitnehmer einen steuerfreien Verpflegungsmehraufwand erhalten. Die Pauschalen richten sich nach der Abwesenheitsdauer:
| Abwesenheit | Pauschale (Inland) | Anwendung |
|---|---|---|
| Mehr als 8 Stunden | 14,00 € | Eintägige Reise, An-/Abreisetag |
| 24 Stunden | 28,00 € | Voller Tag bei mehrtägiger Reise |
| An-/Abreisetag (mehrtägig) | 14,00 € | Unabhängig von der Stundenzahl |
Wichtig: Die Sätze gelten unverändert seit 2020. Die im Wachstumschancengesetz geplante Erhöhung auf 16 €/32 € wurde nicht umgesetzt – wer 2026 mit diesen Werten abrechnet, erstattet zu viel steuerfrei. Maßgeblich sind § 9 Abs. 4a EStG und die jährlichen BMF-Schreiben.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit (z.B. im Hotel im Rahmen der Übernachtung), wird die Pauschale gekürzt: Frühstück: 20%, Mittagessen: 40%, Abendessen: 40% – jeweils von der 24h-Pauschale (28 €). Konkret: Frühstück −5,60 €, Mittag-/Abendessen je −11,20 €. Die Kürzung gilt auch bei Geschäftsessen.
Dreimonatsfrist: Wichtig bei Langzeit-Baustellen
Arbeitet ein Mitarbeiter länger als drei Monate an derselben auswärtigen Baustelle, entfällt die Verpflegungspauschale ab dem vierten Monat (§ 9 Abs. 4a EStG). Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen – z. B. Urlaub oder Einsatz auf einer anderen Baustelle – startet die Frist neu. Fahrt- und Übernachtungskosten sind davon nicht betroffen.
Kilometerpauschale 2026
Bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs für dienstliche Fahrten:
| Verkehrsmittel | Pauschale pro km | Nachweis |
|---|---|---|
| PKW | 0,30 €/km | Strecke angeben (Google Maps etc.) |
| Motorrad / Moped | 0,20 €/km | Strecke angeben |
| ÖPNV / Bahn | Tatsächliche Kosten | Fahrschein / Ticket |
| Taxi | Tatsächliche Kosten | Quittung erforderlich |
| Parkgebühren / Maut | Tatsächliche Kosten | Beleg erforderlich |
Belegpflicht – was wird anerkannt?
Für die steuerliche Anerkennung gelten folgende Regeln:
Originalbelege
Grundsätzlich müssen alle Ausgaben durch Originalbelege (Quittung, Rechnung) nachgewiesen werden (§ 97 AO).
Eigenbeleg
Bei Verlust oder fehlendem Beleg: Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift. Nur für kleinere Beträge akzeptiert.
Kilometerpauschale
Kein Einzelbeleg nötig – Angabe der Strecke (von/nach) und Kilometerzahl reicht aus.
Verpflegungspauschale
Kein Beleg nötig – Angabe der Reisedaten und Abwesenheitszeiten genügt für den pauschalen Satz.
Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO)
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Spesenabrechnungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Fahrtenbücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
| Hotelrechnungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Eigenbelege | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
Gesetzliche Grundlagen (Stand 2026)
§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG – Reisekosten
Werbungskosten-Abzug für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand.
§ 3 Nr. 16 EStG – Steuerfreie Erstattung
Arbeitgeber kann Reisekosten bis zur Höhe der Pauschalen steuerfrei erstatten.
§ 147 AO – Aufbewahrungspflicht
Steuerrelevante Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Frist beginnt am Jahresende der Erstellung.
§ 97 AO – Belegvorlage
Belege im Original aufbewahren und auf Verlangen dem Finanzamt vorlegen.
BMF-Schreiben – Auslandspauschalen
Länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen werden jährlich per BMF-Schreiben aktualisiert.
Handwerker-Tipp: Erste Tätigkeitsstätte
Viele Handwerker haben keine feste "erste Tätigkeitsstätte" auf der Baustelle – das bedeutet, dass jeder Baustelleneinsatz als Auswärtstätigkeit gilt und Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden können. Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag!
Häufige Fragen zur Spesenabrechnung
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
Für Inlandsreisen gelten 2026 unverändert: 14 € pro Tag bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 € pro Tag bei 24 Stunden Abwesenheit (mehrtägige Reise), An- und Abreisetag jeweils 14 €. Die im Wachstumschancengesetz geplante Erhöhung auf 16 €/32 € wurde nicht umgesetzt. Mahlzeiten vom Arbeitgeber werden gekürzt: Frühstück 20 % (5,60 €), Mittag- und Abendessen jeweils 40 % (11,20 €) der 24h-Pauschale.
Wie lange gibt es die Verpflegungspauschale auf derselben Baustelle?
Maximal drei Monate (Dreimonatsfrist, § 9 Abs. 4a EStG). Arbeitet ein Mitarbeiter länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, entfällt die Verpflegungspauschale ab dem vierten Monat. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen – etwa Urlaub oder Einsatz auf einer anderen Baustelle – lässt die Frist neu beginnen. Fahrtkosten und Übernachtungskosten können weiterhin erstattet werden.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?
Die Kilometerpauschale für den eigenen PKW beträgt 0,30 € pro Kilometer (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG). Für Fahrten mit dem Motorrad/Moped: 0,20 €/km. Mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden die tatsächlichen Kosten erstattet. Parkgebühren und Mautkosten können zusätzlich geltend gemacht werden.
Welche Belege brauche ich für die Spesenabrechnung?
Grundsätzlich müssen alle Ausgaben durch Originalbelege nachgewiesen werden (§ 97 AO). Bei verlorenen Belegen kann ein Eigenbeleg erstellt werden – mit Datum, Betrag, Grund der Ausgabe und Unterschrift. Für Verpflegungspauschalen und die Kilometerpauschale sind keine Einzelbelege nötig, hier genügt die Angabe der Reisedaten und Strecke.
Wie lange müssen Spesenbelege aufbewahrt werden?
Spesenbelege sind steuerrelevante Unterlagen und müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Belege vorgelegt werden können.
Wer trägt die Reisekosten – Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?
Im Handwerk gilt: Reisekosten für dienstlich veranlasste Fahrten trägt der Arbeitgeber. Dazu gehören Fahrtkosten zur Baustelle, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Der Arbeitgeber kann die Erstattung steuerfrei vornehmen, wenn er die gesetzlichen Pauschalen einhält. Ohne vertragliche Regelung kann der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen.
Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten?
Im Steuerrecht gibt es keinen Unterschied – beide Begriffe meinen dasselbe. "Reisekosten" ist der offizielle Fachbegriff (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG), "Spesen" ist der umgangssprachliche Begriff. Reisekosten umfassen: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten (z.B. Gepäckgebühren, Telefon).
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