KI-Prompts fürs Handwerk – der Prompt-Werkzeugkasten
Der erste Prompt-Werkzeugkasten fürs Handwerk: 35 kopierfertige Arbeitsanweisungen für KI-Chats – von der Angebots-E-Mail bis zur Azubi-Anzeige. Platzhalter in [eckigen Klammern] ersetzen, in ChatGPT, Claude oder Gemini einfügen, fertig. Tool-unabhängig, ohne Abo, für alle Gewerke.
So funktioniert der Werkzeugkasten
- 1. Prompt kopieren – jeder Baustein hat einen Kopieren-Knopf.
- 2. Platzhalter ersetzen – alles in [eckigen Klammern] durch eigene Angaben tauschen.
- 3. In den KI-Chat einfügen – funktioniert in ChatGPT, Claude und Gemini, auch kostenlos.
- 4. Ergebnis prüfen – Zahlen, Preise und Rechtliches bleiben Chefsache.
Warum Prompts – und nicht noch ein KI-Ratgeber?
Beim Thema KI hat das Handwerk kein Wissens-, sondern ein Anwendungsproblem: In einer von der Softwarefirma Hero beauftragten Statista-Befragung unter 300 Bauhandwerksbetrieben kennen 96 Prozent KI-Tools – aber nur 2 Prozent nutzen sie täglich, 56 Prozent nennen die empfundene Komplexität als Hürde. Die repräsentative Bitkom-Erhebung bestätigt die Lücke: nur 4 Prozent Betriebs-Nutzung. Genau diese Lücke schließen fertige Prompts: kein Studium nötig, kein neues Programm – kopieren, anpassen, absenden. Die Strategie dahinter samt 7 ausführlichen Workflows steht im Ratgeber KI im Handwerk: 7 Workflows, die sofort Zeit sparen.
Büro: Angebote, Ausschreibungen & Zahlung
Die größten Zeitfresser im Handwerksbüro sind Texte rund ums Angebot – hier holen Prompts am meisten Zeit zurück.
Einsatz: nach der Kalkulation – Stichpunkte rein, fertiges Anschreiben zum Angebot raus.
Angebots-Begleitschreiben
Du bist Büroassistent eines Handwerksbetriebs (Gewerk: [SHK]). Schreibe ein kurzes, professionelles Begleitschreiben für ein Angebot an [Familie Weber] für [Austausch der Gastherme gegen eine Wärmepumpe, inkl. Demontage und Entsorgung]. Besonderheiten: [Ausführung ab KW 38 möglich, Förderung wurde besprochen]. Tonfall: freundlich, bodenständig, ohne Werbefloskeln. Maximal 120 Wörter, Anrede „Sie“. Erfinde keine Preise und keine technischen Daten.
Einsatz: wenn eine technisch korrekte Position für den Privatkunden verständlich klingen soll.
Angebotsposition kundentauglich formulieren
Formuliere diese Angebotsposition so um, dass ein Privatkunde ohne Fachwissen versteht, was er bekommt und warum es nötig ist: „[Position hier einfügen, z. B. Erneuerung Potentialausgleich HAK nach DIN 18015]“. Behalte die fachliche Korrektheit, erkläre Fachbegriffe in einem Halbsatz, keine Verniedlichung. Maximal 3 Sätze. Ändere keine Mengen, Maße oder Preise.
Einsatz: Dokument mit hochladen – erst die Zusammenfassung lesen, dann entscheiden, ob sich Mitbieten lohnt.
Ausschreibung / Leistungsverzeichnis zusammenfassen
Hier ist eine Ausschreibung/ein Leistungsverzeichnis. Fasse für einen [Elektro]-Betrieb zusammen: 1. Abgabefrist und Bindefrist, 2. geforderte Nachweise und Referenzen, 3. die Positionen, die unser Gewerk betreffen, 4. Vertragsbedingungen, die vom Üblichen abweichen (Vertragsstrafen, Zahlungsplan, Sicherheiten). Zitiere zu jedem Punkt die Fundstelle (Seite/Abschnitt). Wenn etwas nicht im Dokument steht, schreib „nicht gefunden“ statt zu raten.
Einsatz: Stufe vor der förmlichen Mahnung – den guten Kundenkontakt nicht mit dem ersten Brief verbrennen.
Freundliche Zahlungserinnerung
Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung an [Firma/Kunde] zur Rechnung [Nr. 2026-041] vom [12.06.2026] über [2.380 Euro], fällig seit [10 Tagen]. Tonfall: verbindlich und entspannt – vermutlich nur untergegangen. Bitte um Ausgleich bis [Datum], nenne unsere Bankverbindung als Platzhalter [IBAN]. Kein Vorwurf, keine Mahngebühren, keine rechtlichen Drohungen. Maximal 100 Wörter.
Kunde: E-Mails, Reklamationen & Rezensionen
Gerade bei unangenehmen Nachrichten liefert die KI den ruhigen, sachlichen Ton – auch nach einem langen Baustellentag.
Einsatz: für die kurze, ehrliche Nachricht, wenn Material oder Personal einen Termin kippt.
Terminverschiebung ankündigen
Formuliere eine kurze E-Mail an einen Kunden: Der Termin am [Dienstag, 14 Uhr] muss auf [Donnerstag, 8 Uhr] verschoben werden, Grund: [Materiallieferung verzögert sich]. Entschuldige dich knapp und ehrlich, biete an, dass der Kunde bei Problemen mit dem Ersatztermin kurz anruft unter [Telefonnummer]. Tonfall: höflich, direkt, kein Behördendeutsch. Maximal 90 Wörter.
Einsatz: wenn die erste eigene Antwort zu emotional ausfallen würde – Fakten rein, ruhigen Entwurf raus.
Reklamations-Antwort (deeskalierend)
Ein Kunde reklamiert: [Silikonfuge im Bad zeigt nach 6 Wochen Risse]. Sachlage aus unserer Sicht: [fachgerecht ausgeführt, Riss vermutlich durch Setzung; wir schauen es uns kostenlos an]. Schreibe eine Antwort, die: 1. Verständnis zeigt, ohne pauschal Schuld einzugestehen, 2. unser Vorgehen erklärt ([Besichtigungstermin anbieten]), 3. freundlich und ruhig bleibt. Maximal 120 Wörter. Keine rechtlichen Aussagen zu Gewährleistung oder Verjährung.
Einsatz: individuell danken statt Textbaustein – zwei Minuten, die das Profil gepflegt wirken lassen.
Antwort auf positive Google-Rezension
Schreibe eine kurze Antwort auf diese positive Google-Rezension unseres Handwerksbetriebs: „[Rezensionstext einfügen]“. Bedanke dich konkret mit Bezug auf das gelobte Detail, lade zu einem Wiedersehen beim nächsten Projekt ein, bleib bescheiden (kein Eigenlob draufsatteln). Maximal 50 Wörter, keine Kundendaten oder Auftragsdetails nennen.
Einsatz: öffentlich sichtbare Souveränität – künftige Kunden lesen die Antwort mit.
Antwort auf kritische Google-Rezension
Schreibe eine Antwort auf diese kritische Google-Rezension: „[Rezensionstext einfügen]“. Kontext aus unserer Sicht: [z. B. Termin wurde zweimal vom Kunden verschoben, Rechnung entsprach dem Angebot]. Anforderungen: sachlich und freundlich, keine Interna oder Auftragsdetails, keine Schuldzuweisung, ein Gesprächsangebot mit [Telefonnummer/E-Mail]. Maximal 70 Wörter, öffentlich lesbar formuliert.
Baustelle: Doku, Berichte & Unterweisung
Die Doku-Arbeit nach Feierabend ist der Klassiker unter den liegengebliebenen Aufgaben – mit diesen Prompts wird aus Stichpunkten und Fotos ein sauberer Rohtext.
Einsatz: Fotos mit hochladen – liefert Rohtext für Bautagebuch oder Fotodokumentation.
Baustellenfotos für die Doku beschreiben
Hier sind [3] Fotos von unserer Baustelle [Rohinstallation Bad, 1. OG]. Beschreibe je Foto sachlich in 2–3 Sätzen für ein Bautagebuch: sichtbarer Arbeitsstand, erkennbare Gewerke, Auffälligkeiten. Nüchterner Doku-Stil, keine Bewertungen wie „mangelhaft“ – nur beschreiben, was zu sehen ist. Format: nummerierte Liste, je Foto ein Absatz.
Einsatz: die Sprachnotiz oder Stichpunktliste vom Heimweg wird zum vollständigen Berichtstext.
Tagesbericht aus Stichpunkten
Mache aus diesen Stichpunkten einen sachlichen Tagesbericht für die Baustelle [Bauvorhaben, Datum]: „[Stichpunkte einfügen, z. B. 3 Mann vor Ort 7–16 Uhr, Estrich EG fertig, Lieferung Fliesen verspätet 10:30, Bauherr wünscht Änderung Steckdose Küche]“. Struktur: Personal und Arbeitszeit, ausgeführte Arbeiten, Lieferungen, besondere Vorkommnisse. Vollständige Sätze, nüchterner Berichtsstil, nichts dazuerfinden – fehlende Angaben als [offen] markieren.
Einsatz: Gerüst für die nächste Kurz-Unterweisung – die fachliche Prüfung bleibt beim Verantwortlichen.
Sicherheitsunterweisung vorbereiten
Erstelle ein Stichpunkt-Gerüst für eine 10-minütige Sicherheits-Kurzunterweisung zum Thema [Arbeiten auf Leitern und Tritten] für ein [Malerbetrieb]-Team. Gliederung: 1. typische Gefahren aus der Praxis, 2. die wichtigsten Verhaltensregeln, 3. zwei Kontrollfragen an die Mannschaft. Praxisnah und konkret statt Paragrafen. Hinweis am Ende: Inhalte vor der Unterweisung gegen die aktuellen DGUV-Regeln prüfen.
Einsatz: den Abnahmetermin professionell einleiten, offene Restpunkte transparent benennen.
Abnahme-Einladung mit Restpunkten
Schreibe eine E-Mail an den Auftraggeber [Name]: Die Arbeiten am [Gewerk/Projekt] sind fertiggestellt, wir schlagen die Abnahme am [Datum, Uhrzeit] vor. Noch offene Restpunkte, die wir bis [Datum] erledigen: [Liste, z. B. Endreinigung Treppenhaus, Austausch einer beschädigten Blende]. Tonfall: professionell und transparent. Bitte um Terminbestätigung. Maximal 120 Wörter. Keine Aussagen zu Gewährleistungsfristen oder Rechtsfolgen der Abnahme.
Personal: Stellenanzeigen, Absagen & Sichtbarkeit
Recruiting-Texte sind der Bereich, in dem gute Formulierung direkt über Bewerbungen entscheidet – und in dem die meisten Anzeigen seit Jahren unverändert sind.
Einsatz: zusammen mit unserer Azubi-Stellenanzeigen-Vorlage – der Prompt liefert den Text, die Vorlage die AGG-Endkontrolle.
Azubi-Stellenanzeige
Schreibe eine Azubi-Stellenanzeige für unseren Betrieb: [Zimmerei Muster, 12 Mitarbeiter, Musterstadt]. Ausbildungsberuf exakt: [Zimmerer/Zimmerin (m/w/d)], Start [01.08.2027], Vergütung [1.080 Euro im 1. Lehrjahr], Benefits: [eigenes Werkzeug ab Tag 1, Übernahmegarantie, Führerschein-Zuschuss]. Bewerbung: [per WhatsApp oder E-Mail an Max Muster, ohne Anschreiben]. Zielgruppe: Schulabgänger ab 16, Ansprache per „du“. Wichtig: keine Altersangaben, keine Formulierungen wie „junges Team“, keine Anforderungen an Herkunft oder Gesundheit (AGG). Länge: 150–200 Wörter.
Einsatz: für die Fachkraft-Suche – konkrete Zahlen und Alltag statt „attraktive Vergütung“.
Gesellen-Stellenanzeige
Schreibe eine Stellenanzeige für [eine Gesellin / einen Gesellen] [Anlagenmechaniker/-in SHK (m/w/d)] in Vollzeit bei [Betriebsname, Ort, 15 Mitarbeiter]. Fakten: Gehalt [3.400–3.900 Euro je nach Erfahrung], [30 Tage Urlaub, Firmenfahrzeug, keine Montage-Übernachtungen, Einsatzgebiet max. 50 km]. Aufgaben: [Wartung und Austausch von Heizungsanlagen, zunehmend Wärmepumpen]. Tonfall: direkt und ehrlich, per „Sie“, maximal 4 Anforderungen, AGG-neutral formuliert (keine Alters-, Herkunfts- oder Gesundheitsanforderungen). Länge: 150–200 Wörter.
Einsatz: respektvoll absagen ohne Textbaustein-Kälte – der Bewerber von heute ist der Kunde oder Kollege von morgen.
Freundliche Bewerber-Absage
Schreibe eine freundliche, wertschätzende Absage an [Bewerbername] auf die Stelle [Elektroniker (m/w/d)]. Wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden. Bedanke dich für die Mühe, wünsche ehrlich alles Gute, biete an, die Unterlagen für künftige Stellen zu behalten [nur bei Einverständnis]. Wichtig: keine Begründung für die Absage nennen und keine Aussagen über Qualifikation oder Person des Bewerbers. Maximal 90 Wörter.
Einsatz: aus einem Baustellenfoto und zwei Stichpunkten wird ein Post, der den echten Arbeitsalltag zeigt.
Social-Media-Post zur Azubi-Gewinnung
Schreibe einen kurzen Social-Media-Post (Instagram/Facebook) für unseren Handwerksbetrieb [Betriebsname, Gewerk]: Wir zeigen [ein Foto vom aktuellen Projekt, z. B. Dachstuhl-Richtfest] und suchen [einen Azubi ab August 2027]. Tonfall: locker, echt, per „du“, ohne Marketing-Floskeln und ohne übertriebene Emojis (maximal 2). Call-to-Action: [Bewerbung per WhatsApp an Nummer]. Maximal 60 Wörter plus 3 passende Hashtags.
Kalkulation & Angebot: Power-Prompts
Die Prompts oben sparen Schreibarbeit – die drei Power-Prompts hier gehen eine Stufe tiefer: Sie arbeiten mit den eigenen Betriebsdaten. Die KI lernt aus Ihren letzten Angeboten, wie Ihr Betrieb kalkuliert und formuliert, deckt in der Nachkalkulation Verlustbringer auf und fasst offene Angebote nach – ohne Rabatt-Reflex. Eine eiserne Regel gilt für alle drei: Die KI strukturiert und vergleicht, aber sie kalkuliert nicht. Preise und Zeitansätze kommen aus dem Betrieb und aus den Rechnern, alles Ungesicherte wird als [PRÜFEN] markiert.
Datenschutz bei Power-Prompts: erst anonymisieren, dann einfügen
Alt-Angebote und Nachkalkulationen enthalten Kundendaten. Vor dem Einfügen deshalb immer anonymisieren: Namen, Adressen und Objektbezeichnungen raus – für Struktur- und Zahlenanalyse braucht die KI sie nicht. Wer regelmäßig mit Betriebsdaten arbeitet, nutzt einen Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und deaktivierter Trainings-Nutzung der Eingaben.
Einsatz: der stärkste Prompt der Seite – die KI lernt Struktur und übliche Positionen aus Ihren eigenen Alt-Angeboten, nicht aus dem Internet.
Angebots-Gerüst aus den eigenen 10 letzten Angeboten
Du bist Kalkulations-Assistent unseres Handwerksbetriebs (Gewerk: [SHK]). Unten findest du 1) unsere [10] letzten Angebote (anonymisiert) und 2) eine neue Kundenanfrage. Leite ausschließlich aus unseren eigenen Angeboten ab: 1. unsere typische Positions-Struktur (Reihenfolge, wiederkehrende Positionen wie Baustelleneinrichtung, Demontage/Entsorgung, Anfahrt, Stundenlohnarbeiten), 2. unsere üblichen Formulierungen je Position, 3. Plausibilitäts-Spannen je Position aus den Alt-Angeboten (von–bis, mit Angabe, aus welchen Angeboten die Spanne stammt). Baue daraus ein Angebots-Gerüst für die neue Anfrage. Leitplanken: Erfinde keine Preise – wo dir Daten aus den Alt-Angeboten fehlen, markiere [PRÜFEN]. Die Spannen sind Plausibilitäts-Hinweise zum Gegenlesen, keine Kalkulation. Weise mich am Ende ausdrücklich auf Positionen hin, die in vergleichbaren Alt-Angeboten vorkommen, im neuen Gerüst aber fehlen – also Positionen, die ich vergessen haben könnte. Alt-Angebote: [einfügen]. Neue Anfrage: [einfügen].
Einsatz: nach Auftragsabschluss – Angebot gegen Ist-Stunden und Ist-Material halten und die Verlustbringer sichtbar machen.
Nachkalkulation: Wo verliere ich Geld?
Hier sind unser Angebot und die Ist-Daten nach Abschluss des Auftrags [Projekt]. Vergleiche Position für Position: kalkulierte Stunden gegen Ist-Stunden, kalkuliertes Material gegen Ist-Materialkosten. Erstelle eine Tabelle: Position, Soll, Ist, Abweichung in Prozent. Danach: 1. die drei Positionen mit dem größten Verlust, 2. mögliche Ursachen als Fragen an mich formuliert (zu knapp kalkuliert? unbezahlte Zusatzarbeiten? Materialpreis gestiegen? Baustellenprobleme?) – nicht als Behauptungen, 3. konkrete Vorschläge für das nächste Angebot (Position aufsplitten, Zeitansatz anpassen, Nachträge konsequent schreiben). Rechne nur mit den Zahlen, die ich dir gebe – fehlende Werte markiere als [PRÜFEN], schlage selbst keine neuen Preise oder Stundensätze vor. Angebot: [einfügen]. Ist-Stunden und Ist-Material: [einfügen].
Einsatz: wenn das Angebot zwei Wochen unbeantwortet liegt – nachfassen aus einer Position der Stärke, nicht mit Preisnachlass.
Angebots-Nachfass ohne Rabatt-Reflex
Schreibe eine kurze Nachfass-E-Mail zu unserem Angebot [Nr. 2026-087, Badsanierung] an [Kunde], versendet vor [14 Tagen]. Ziel: sich freundlich in Erinnerung bringen und ein Gespräch anbieten – auf keinen Fall das Angebot rechtfertigen und keinen Rabatt anbieten, auch nicht andeutungsweise (Formulierungen wie „da lässt sich preislich sicher noch etwas machen“ sind tabu). Biete stattdessen an: offene Fragen zu einzelnen Positionen klären, Ausführungsdetails besprechen, den Ausführungstermin reservieren [aktuell noch Kapazität in KW 40]. Tonfall: selbstbewusst und freundlich, kein Druck. Maximal 90 Wörter, per „Sie“, mit konkretem Gesprächsangebot [Telefonnummer oder Terminvorschlag].
Prompt-Pakete für Ihr Gewerk
Allgemeine Prompts sind der Einstieg – richtig stark wird KI mit Fachvokabular. Diese vier Pakete sprechen die Sprache des jeweiligen Gewerks: von der RAL-Montage über das Verlegemuster bis zum Mehrmengen-Nachtrag. Jedes Paket verweist auf die beiden Rechner, die die harten Zahlen dazu liefern.
Fensterbau & Montage
Vier Prompts für den Fensterbau-Alltag – vom Aufmaß über die RAL-Montage-Erklärung bis zur Prüfung der Lieferanten-Auftragsbestätigung.
Einsatz: vor dem Aufmaß-Termin – die Checkliste passt sich der Einbausituation an, damit vor Ort nichts vergessen wird.
Aufmaß-Checkliste je Einbausituation
Du bist erfahrener Fensterbauer. Erstelle eine Aufmaß-Checkliste für diese Einbausituation: [Altbau-Sanierung, Mauerwerk mit Innenanschlag, Austausch von 6 Holzfenstern gegen Kunststofffenster, Rollladenkästen vorhanden]. Gliedere nach: 1. Maße (Breite/Höhe an je drei Stellen, kleinstes Maß zählt, Diagonalen), 2. Anschlagsituation und Laibung (Innen-/Außenanschlag, Laibungstiefe, Zustand Untergrund für die Anschlussfuge), 3. Bauanschluss (Fensterbank innen/außen, Rollladenkasten, Raffstore), 4. Besonderheiten der Einbausituation ([Denkmalschutz-Auflagen, Absturzsicherung]). Punkte, die je nach Objekt zu klären sind, markiere mit [PRÜFEN]. Erfinde keine Maße oder Toleranzen. Format: abhakbare Liste.
Einsatz: wenn der Kunde fragt, warum die Montage mehr kostet als beim Billig-Anbieter – Erklärtext fürs Angebot oder die E-Mail.
RAL-Montage dem Kunden erklären
Erkläre einem Privatkunden ohne Fachwissen in maximal 150 Wörtern, was eine Fenstermontage nach RAL-Montageleitfaden ist und warum sie ihren Preis wert ist. Erkläre dabei das Drei-Ebenen-Prinzip der Anschlussfuge: innen luftdicht (Dampfbremse), mittlere Ebene gedämmt, außen schlagregendicht und dampfdiffusionsoffen – Merksatz „innen dichter als außen“. Nenne die Folgen einer reinen Schaum-Montage (Zugluft, Tauwasser, Schimmelrisiko an der Laibung). Tonfall: sachlich und verständlich, kein Angstmarketing, keine Preisangaben und keine Garantieversprechen.
Einsatz: AB des Lieferanten und eigene Bestellung einfügen – die KI macht den Erstabgleich, die Freigabe bleibt beim Meister.
Auftragsbestätigung prüfen: Positionsabgleich
Hier sind unsere Bestellung und die Auftragsbestätigung (AB) unseres Fensterlieferanten. Gleiche beide Position für Position ab und liste jede Abweichung in einer Tabelle: Position, Bestellung, AB, Abweichung. Prüfe besonders: Breite × Höhe je Element, Öffnungsart und DIN-Richtung (DIN links/DIN rechts), Verglasung (Aufbau, Ug-Wert, Warme Kante), Farbe/Dekor innen und außen, Beschlag und Sicherheitsausstattung (RC2, abschließbare Griffe), Lieferwoche, Preise je Position. Wenn eine Angabe in einem der Dokumente fehlt, schreibe „nicht angegeben“ statt zu raten. Markiere jede Abweichung mit [PRÜFEN]. Wichtig: Die AB gilt – jede Abweichung muss beim Lieferanten reklamiert werden, bevor wir freigeben. Bestellung: [einfügen]. AB: [einfügen].
Einsatz: macht aus der technischen Position einen Text, den der Kunde versteht – ohne die Fakten zu verbiegen.
Angebots-Erklärtext: U-Wert & Verglasung
Schreibe für unser Fenster-Angebot einen kurzen Erklärtext (maximal 120 Wörter), der einem Privatkunden diese Position verständlich macht: [Kunststofffenster, 3-fach-Verglasung, Uw-Wert 0,79 W/(m²K), Ug-Wert 0,5 W/(m²K), g-Wert 0,5]. Erkläre den Unterschied zwischen Uw (ganzes Fenster) und Ug (nur Glas), was ein niedriger U-Wert für die Heizkosten bedeutet und was der g-Wert über solare Wärmegewinne aussagt. Übernimm die Zahlen exakt aus der Position, erfinde keine Einsparbeträge in Euro und keine Förderzusagen – wenn du auf GEG-Anforderungen oder Förderung hinweisen willst, schreibe stattdessen [PRÜFEN: aktuelle Anforderungen einsetzen].
Materialbedarf & Zeiten: harte Zahlen aus unseren Rechnern
Fliesenleger
Vier Prompts für Fliesenprofis – von der Verlegemuster-Beratung bis zur ruhigen Antwort auf die Fugen-Reklamation.
Einsatz: Beratungstext vor dem Angebot – zeigt Kompetenz und klärt die Verschnitt-Frage, bevor sie zum Streit wird.
Verlegemuster-Beratungstext
Du bist Fliesenlegermeister. Schreibe einen Beratungstext (maximal 180 Wörter) für einen Privatkunden, der zwischen diesen Verlegemustern schwankt: [Kreuzfuge, wilder Verband, Fischgrät] für [Bodenfliesen 60 × 120 cm im Wohnbereich, 45 m²]. Erkläre je Muster in 2–3 Sätzen die Wirkung im Raum und den Arbeits- und Verschnittaufwand – bei Diagonal- und Fischgrätverlegung deutlich mehr Verschnitt als bei gerader Verlegung. Weise darauf hin, dass Großformate einen ebenen Untergrund brauchen und der Versatz im Verband bei langen Formaten begrenzt werden sollte, um Überzähne zu vermeiden. Nenne keine konkreten Verschnitt-Prozente und keine Preise – schreibe stattdessen [PRÜFEN: Verschnitt je Muster kalkulieren]. Tonfall: beratend, nicht verkäuferisch.
Einsatz: wenn die Anfrage nur „Bad, ca. 8 m²“ hergibt – die Mail holt alle Angaben ein, die für ein seriöses Angebot fehlen.
Nachfrage-Mail zum Flächenaufmaß
Ein Kunde hat angefragt: „[Badezimmer fliesen, ca. 8 m², Altbau]“. Schreibe eine freundliche E-Mail, die die fehlenden Angaben für ein belastbares Angebot abfragt: genaue Boden- und Wandflächen (oder Grundriss/Fotos), gewünschte Fliesenhöhe an den Wänden, Formate und Material der Wunschfliese, Zustand und Art des Untergrunds (Estrich, alte Fliesen, Putz), ob alte Beläge zu entfernen sind, Aufbauhöhe (Türen, Übergänge), bodengleiche Dusche mit Gefälle gewünscht, Anzahl Türen/Fenster/Nischen, gewünschter Zeitraum. Erkläre in einem Satz, warum wir das vor dem Angebot wissen müssen (sonst nur grobe Schätzung möglich). Maximal 150 Wörter, per „Sie“, keine Preisnennung.
Einsatz: die deeskalierende Antwort auf die klassische Fugen- oder Duschgefälle-Reklamation – ohne rechtliche Selbstauskunft.
Reklamations-Antwort: Fugen & Gefälle
Ein Kunde reklamiert: „[Die Fugen im Bad sind unterschiedlich breit und in der Dusche bleibt Wasser stehen]“. Sachlage aus unserer Sicht: [Fugenbild innerhalb üblicher Toleranzen, Restwasser in der Dusche schauen wir uns an]. Schreibe eine Antwort, die: 1. den Ärger ernst nimmt, ohne pauschal Schuld einzugestehen, 2. sachlich erklärt, dass es für Fugenbild und Ebenheit handwerkliche Toleranzen gibt und bei bodengleichen Duschen ein Mindestgefälle zum Ablauf gehört – ohne konkrete Norm- oder Millimeterwerte zu nennen (die prüfen wir am Objekt: [PRÜFEN]), 3. einen Besichtigungstermin anbietet. Maximal 140 Wörter. Keine Aussagen zu Gewährleistung, Mängelrechten oder Fristen.
Einsatz: die eigene Materialliste vor der Bestellung gegen Vergessenes prüfen – Mengen bleiben Sache des Aufmaßes.
Materialliste gegenchecken
Hier ist meine Materialliste für [Badsanierung, 8 m² Boden, 22 m² Wand, Untergrund Zementestrich und Gipsputz, bodengleiche Dusche]: „[Liste einfügen, z. B. Fliesen, Flexkleber, Fugenmörtel]“. Prüfe die Liste auf Vollständigkeit und nenne, was typischerweise fehlt – denke an: Grundierung/Haftbrücke passend zum Untergrund, Abdichtung im Nassbereich (Verbundabdichtung mit Dichtband, Dichtmanschetten), Entkopplungsmatte falls kritischer Untergrund, Nivelliersystem, Fliesenkreuze/Keile, Silikon für Anschluss- und Eckfugen, Profile/Schienen für Kanten, Verschnitt-Reserve. Erfinde keine Mengen und keine Produktnamen – fehlende Mengenangaben markiere mit [PRÜFEN: Menge nach Aufmaß]. Format: Tabelle „vorhanden / fehlt vermutlich / klären“.
Materialbedarf & Zeiten: harte Zahlen aus unseren Rechnern
Garten- & Landschaftsbau
Vier Prompts für den GaLaBau – vom Pflegeplan über den Aushub-Hinweis bis zur Nachbarn-Info vor dem Baggereinsatz.
Einsatz: das Übergabedokument nach der Gartenneuanlage – bindet den Kunden und ist die Basis fürs Pflege-Folgegeschäft.
Pflegeplan-Text für den Kunden
Erstelle einen Jahres-Pflegeplan als Kundendokument für diese neu angelegte Außenanlage: [250 m² Rollrasen, Staudenbeet 30 m², 3 Obstbäume, Kirschlorbeer-Hecke 15 m, Pflasterfläche 60 m²]. Gliedere nach Jahreszeiten (Frühjahr, Sommer, Herbst, Winter) und je Bereich: Rasen (Mähen, Vertikutieren, Düngen, Wässern in der Anwachsphase), Gehölz- und Heckenschnitt (mit Hinweis auf die Vogelschutzzeit für radikale Schnitte: [PRÜFEN: Zeitraum und Landesregelung]), Stauden (Rückschnitt, Teilen), Bewässerung, Pflasterfläche (Fugen, Reinigung). Keine Angaben zu Pflanzenschutz- oder Düngemitteln mit Produktnamen. Schließe mit dem Hinweis, dass wir die Pflege auch als Service übernehmen. Maximal 300 Wörter, übersichtliche Listen.
Einsatz: der Textbaustein, der die häufigste GaLaBau-Nachtragsdiskussion verhindert – Bodenaushub ist eine Kostenposition.
Aushub- & Entsorgungs-Hinweis im Angebot
Formuliere für unser GaLaBau-Angebot einen Hinweistext (maximal 120 Wörter) zur Position Erdarbeiten/Bodenaushub bei [Neuanlage Terrasse und Wege, ca. 40 m³ Aushub]. Der Text soll dem Kunden erklären: 1. warum ausgehobener Boden nicht einfach „weg“ ist, sondern transportiert und je nach Belastungsklasse kostenpflichtig entsorgt oder verwertet werden muss, 2. dass die Entsorgungskosten von der Einstufung des Bodens abhängen und die kalkulierte Menge auf dem Aufmaß beruht – Mehrmengen und belasteter Boden werden nach Nachweis abgerechnet, 3. dass eine Bodenanalyse nötig werden kann: [PRÜFEN: Verdacht auf Belastung, z. B. Altstandort]. Sachlicher Ton, keine Paragrafen, keine Preise erfinden.
Einsatz: übersetzt die Pflanzliste in einen Text, der dem Kunden das Konzept hinter der Auswahl zeigt.
Pflanzplan dem Kunden erklären
Hier ist unsere Pflanzliste für den Kundengarten: „[Liste einfügen, z. B. 1 Amelanchier lamarckii (Felsenbirne), 12 Hydrangea arborescens Annabelle, 25 Geranium Rozanne, 15 Miscanthus sinensis]“. Schreibe einen Erklärtext für den Kunden (maximal 200 Wörter), der das Pflanzkonzept verständlich macht: Leitgehölz, Blühzeiten über das Jahr verteilt, Wuchshöhen und Standort-Eignung ([sonnig, trockener Lehmboden]). Nenne zu jeder Pflanze den deutschen Namen. Übernimm nur Eigenschaften, die du sicher weißt – bei Unsicherheit zu Winterhärte oder Endhöhe am Standort schreibe [PRÜFEN] statt zu raten. Kein Fachlatein ohne Übersetzung, keine Pflegeversprechen wie „völlig pflegeleicht“.
Einsatz: der Zettel für die Briefkästen, bevor Bagger und Rüttelplatte anrücken – spart Beschwerden und wirkt professionell.
Baustellen-Info an die Nachbarschaft
Schreibe eine kurze Nachbarschafts-Info (Aushang/Briefkasten-Zettel) für unsere GaLaBau-Baustelle: Wir arbeiten von [Datum] bis voraussichtlich [Datum] am Grundstück [Adresse/Familie]. Zu erwarten: [Baggerarbeiten und Erdtransporte in der ersten Woche, zeitweise Lärm durch Rüttelplatte und Steinsäge, Anlieferverkehr, kurzzeitig eingeschränkte Parkmöglichkeiten]. Arbeitszeiten: [7:30–17:00 Uhr, nicht an Sonn- und Feiertagen]. Bitte um Verständnis, Entschuldigung für die Störung, Ansprechpartner bei Fragen: [Name, Telefonnummer, Firma]. Tonfall: freundlich und respektvoll, maximal 120 Wörter, keine Rechtfertigungen und keine Fachbegriffe.
Materialbedarf & Zeiten: harte Zahlen aus unseren Rechnern
Maurer & Rohbau
Vier Prompts für Maurer- und Rohbaubetriebe – vom Bautenstandsbericht bis zum sauber begründeten Mehrmengen-Nachtrag.
Einsatz: aus den Stichpunkten vom Gerüst wird der Bericht für Bauherr, Architekt oder Bank.
Bautenstandsbericht Rohbau
Mache aus diesen Stichpunkten einen sachlichen Bautenstandsbericht für den Rohbau [Bauvorhaben, Datum]: „[Stichpunkte einfügen, z. B. Kellerdecke betoniert und ausgeschalt, EG-Mauerwerk KS 17,5 bis auf Giebel fertig, Ringanker EG bewehrt, Betonage geplant Woche X, Materialstand, 4 Mann vor Ort]“. Struktur: 1. aktueller Stand je Bauteil (Fundamente/Bodenplatte, aufgehendes Mauerwerk je Geschoss, Decken, Ringanker/Stürze), 2. laufende und nächste Arbeitsschritte, 3. Abweichungen vom Terminplan mit Grund, 4. offene Entscheidungen des Bauherrn. Nüchterner Berichtsstil, vollständige Sätze, nichts dazuerfinden – fehlende Angaben als [offen] markieren. Keine Aussagen zu Statik oder Freigaben, die dem Tragwerksplaner gehören.
Einsatz: der sachliche Begründungstext zum Nachtrag – Zahlen und Preise kommen aus dem eigenen Aufmaß, nicht aus der KI.
Mehrmengen-Nachtrag begründen
Schreibe einen sachlichen Begründungstext für einen Mehrmengen-Nachtrag an den Auftraggeber [Name/Bauvorhaben]. Sachverhalt: [Position 3.2 Mauerwerk Kalksandstein 17,5 cm – laut LV 120 m², nach gemeinsamem Aufmaß tatsächlich 138 m², Ursache: geänderte Wandhöhen laut Ausführungsplan Index B]. Der Text soll: 1. Position und Abweichung klar benennen (LV-Menge, Aufmaß-Menge, Differenz), 2. die Ursache neutral erklären, ohne Schuldzuweisung, 3. auf das beigefügte Aufmaß als Nachweis verweisen, 4. um Beauftragung/Freigabe der Mehrmenge bitten. Erfinde keine Einheitspreise und keine Vertragsklauseln – Preisangaben als [PRÜFEN: EP laut Vertrag einsetzen] markieren, keine Aussagen zu VOB-Fristen oder Rechtsfolgen. Maximal 180 Wörter, sachlich-partnerschaftlicher Ton.
Einsatz: die proaktive Info an den Bauherrn, bevor der leere Rohbau Fragen aufwirft – Frost stoppt Mörtel und Beton.
Witterungs-Verzögerung ankündigen
Schreibe eine E-Mail an den Bauherrn [Name]: Auf der Baustelle [Bauvorhaben] müssen wir die Arbeiten wegen [Dauerfrost unter −5 °C] voraussichtlich von [Datum] bis [Datum] unterbrechen. Erkläre in zwei Sätzen verständlich, warum: Mauermörtel und Beton dürfen bei diesen Temperaturen ohne teure Schutzmaßnahmen nicht verarbeitet werden, sonst drohen Festigkeitsverluste – Qualität geht vor Tempo. Nenne, was wir trotzdem tun: [Baustelle winterfest sichern, Materialdisposition, sofortiger Neustart bei Wetterbesserung am [Datum, PRÜFEN]]. Kein Schuldeingeständnis, keine Aussagen zu Vertragsfristen oder Bauzeitverlängerung – nur die Information und das weitere Vorgehen. Maximal 130 Wörter, verbindlicher Ton.
Einsatz: der Gegencheck vor der Bestellung – die KI prüft die Logik, der Maurer-Rechner liefert die Zahlen.
Materialbedarf plausibilisieren
Prüfe meine Materialrechnung für [Mauerwerk EG, 96 m² Wandfläche abzüglich Öffnungen, Planstein Porenbeton 24 cm, Dünnbettmörtel] auf Plausibilität und Denkfehler: „[eigene Rechnung einfügen, z. B. Steinbedarf pro m², Paletten, Mörtelsäcke, Bruch-Reserve]“. Gehe Schritt für Schritt durch: Sind Öffnungen (Fenster, Türen) abgezogen? Passt der Steinbedarf pro m² zum Steinformat? Sind Stürze, Anfangs- und Passsteine sowie eine Bruch-/Schnittreserve berücksichtigt? Fehlt Zubehör (Anker, Abdichtung/Sperrbahn unter der ersten Lage, Sturzauflager)? Wichtig: Rechne nicht mit eigenen Verbrauchswerten gegen – wo dir Herstellerangaben fehlen, markiere [PRÜFEN: Wert laut Hersteller/Rechner einsetzen]. Format: Prüfliste mit ok / fraglich / fehlt.
Materialbedarf & Zeiten: harte Zahlen aus unseren Rechnern
Datenschutz & Grenzen: Was nie in den Prompt gehört
Keine Kundendaten in öffentliche Gratis-Tools
Namen, Adressen und Auftragsdetails erst nach dem Kopieren im eigenen E-Mail-Programm einsetzen – deshalb arbeiten alle Prompts hier mit Platzhaltern. Für regelmäßige Nutzung: Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und deaktivierter Trainings-Nutzung.
Zahlen und Rechtliches bleiben Chefsache
Preise, Maße, Mengen, Fristen, Gewährleistungs- und AGG-Fragen werden nie ungeprüft übernommen. Die KI liefert den Entwurf – die Fakten und die Freigabe kommen aus dem Betrieb.
Fotos und Dokumente vor dem Upload sichten
Erkennbare Personen, Kfz-Kennzeichen und Unterlagen mit Kundennamen vor dem Hochladen prüfen oder schwärzen. Was die KI auf Fotos zu erkennen glaubt, ersetzt außerdem weder Aufmaß noch fachliche Prüfung.
Meister-Tipp: Nachbessern statt neu anfangen
Wenn der erste Entwurf nicht passt, keinen neuen Prompt schreiben – einfach im selben Chat nachsteuern: „kürzer“, „förmlicher“, „ohne den letzten Absatz“ oder „mach daraus eine Du-Ansprache“. Die KI kennt den Zusammenhang der Unterhaltung und bessert gezielt nach. Das ist meist schneller als jede Korrektur von Hand.
Häufige Fragen zu KI-Prompts im Handwerk
Was ist ein Prompt – und warum brauche ich eine Vorlage dafür?
Ein Prompt ist die Arbeitsanweisung an einen KI-Chat – wie ein Auftrag an einen neuen Bürokollegen, der den Betrieb noch nicht kennt. Gute Prompts nennen immer drei Dinge: die Rolle (wer soll die KI sein), die Aufgabe mit allen Fakten und die gewünschte Form (Länge, Tonfall, Anrede). Die Vorlagen auf dieser Seite haben diese Struktur bereits eingebaut – Sie ersetzen nur noch die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben.
Mit welchen KI-Tools funktionieren diese Prompts?
Mit allen gängigen KI-Chats: ChatGPT, Claude und Gemini verstehen die Prompts gleichermaßen, jeweils auch in der kostenlosen Variante. Die Vorlagen sind bewusst tool-unabhängig formuliert – es gibt keine Spezialbefehle, die nur in einem bestimmten Programm funktionieren. Für die Prompts mit Foto- oder Dokument-Upload muss das jeweilige Tool Datei-Uploads unterstützen, was bei allen drei großen Anbietern der Fall ist.
Darf ich Kundendaten in ChatGPT und andere KI-Tools eingeben?
In öffentliche Gratis-Tools gehören keine personenbezogenen Kundendaten – das ist die wichtigste DSGVO-Grundregel. Deshalb arbeiten alle Prompts auf dieser Seite mit Platzhaltern in eckigen Klammern: Sie lassen die KI mit [Kunde] und [Adresse] arbeiten und setzen die echten Daten erst nach dem Kopieren in Ihrem E-Mail-Programm ein. Wer regelmäßig mit Kundenbezug arbeiten will, sollte einen Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag nutzen und die Trainings-Nutzung der Eingaben deaktivieren.
Sind KI-generierte Texte rechtlich sicher?
Nein, nicht automatisch – die Verantwortung für den Inhalt bleibt beim Betrieb. KI-Chats formulieren überzeugend, auch wenn sie inhaltlich falsch liegen. Deshalb gilt: Preise, Maße, Mengen, Fristen und alle rechtlichen Aussagen (Gewährleistung, AGG, Vertragliches) immer selbst prüfen, bevor etwas verschickt oder veröffentlicht wird. Die Prompts auf dieser Seite enthalten dafür eingebaute Leitplanken – etwa das Verbot, Preise zu erfinden oder Gewährleistungsaussagen zu treffen.
Was kostet die Nutzung – brauche ich ein Abo?
Diese Prompt-Sammlung ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Die KI-Chats selbst gibt es in kostenlosen Varianten, die für alle Prompts auf dieser Seite ausreichen. Wer täglich damit arbeitet, landet bei etwa 20 bis 25 Euro pro Monat für einen Bezahl-Tarif mit mehr Kapazität – das rechnet sich, sobald pro Monat eine einzige Bürostunde eingespart wird.
Wie passe ich die Prompts an meinen Betrieb an?
Alle Angaben in eckigen Klammern sind Platzhalter: Gewerk, Namen, Zahlen und Beispielinhalte ersetzen Sie durch Ihre eigenen Angaben – entweder vor dem Absenden im KI-Chat oder direkt beim Kopieren. Wenn das Ergebnis nicht passt, hilft fast immer eine kurze Nachbesserung im selben Chat: etwa „kürzer“, „förmlicher“ oder „ohne den zweiten Absatz“. Die KI merkt sich den Zusammenhang innerhalb der Unterhaltung.
Die Workflows hinter den Prompts
Welcher Prompt wann die meiste Zeit spart – und wo die Grenzen liegen: der komplette Ratgeber mit 7 Workflows aus dem Betriebsalltag.
Zum Ratgeber: KI im Handwerk